Elterngeld Unterlagen: Die Checkliste für deinen Antrag

Pia sitzt mit ihrem Partner am Küchentisch, der Geburtstermin ist in sechs Wochen, und vor ihnen liegt das Antragsformular ihrer Elterngeldstelle: zwölf Seiten, mit Feldern für Unterlagen, die sie noch nicht hat. Welche davon wirklich Pflicht sind und woher sie kommen, klärt dieser Artikel anhand des Formulars und der gesetzlichen Nachweispflichten.

Welche Unterlagen brauchst du für den Elterngeld-Antrag?#

Es gibt kein bundeseinheitliches Formular und damit auch keine einheitliche Unterlagenliste: Jedes Bundesland stellt sein eigenes Antragsformular, das du bei deiner Elterngeldstelle, der Gemeindeverwaltung, deiner Krankenkasse oder direkt im Geburtsklinikum bekommst. Verbindlich ist deshalb immer das, was genau dieses Formular von dir verlangt, nicht eine allgemeine Liste aus dem Internet.

Trotzdem wiederholen sich die Kernanforderungen: Nahezu jede Elterngeldstelle will die Geburtsurkunde deines Kindes und Nachweise über dein Einkommen vor der Geburt sehen. Wie genau diese Einkommensnachweise aussehen, hängt von deiner Erwerbssituation ab, dazu gleich mehr. Zusätzliche Unterlagen können je nach Einzelfall dazukommen, etwa wenn du deine Arbeitszeit während des Bezugs verringerst und dafür Entlastungsmaßnahmen wie eine Vertretung oder verteilte Aufgaben erklären sollst.

Die Kernliste: Diese Unterlagen fragen fast alle Elterngeldstellen ab#

Einkommensnachweise: Unterschiedlich je nach Erwerbssituation#

Was als Einkommensnachweis zählt, hängt davon ab, wie du vor der Geburt gearbeitet hast. Nicht-Selbstständige legen die Lohn- und Gehaltsabrechnungen der letzten 12 Monate vor der Geburt vor, bei Müttern gerechnet vor Beginn des Mutterschutzes, bei Vätern vor der Geburt. Selbstständige legen stattdessen in der Regel den letzten Steuerbescheid vor.

Wer beides zugleich ist, etwa als Angestellte mit einem Nebengewerbe, braucht in der Regel beide Nachweise, wie unser Artikel zu Mischeinkünften zeigt. Arbeitnehmerinnen legen zusätzlich die Bescheinigung der Krankenkasse zum Mutterschaftsgeld vor sowie eine Bescheinigung des Arbeitgebers zu etwaigen Zuschüssen dazu. Beamtinnen und Soldatinnen reichen stattdessen Bescheinigungen über ihre Dienstbezüge und über Zuschüsse während der Mutterschutzfristen ein, mehr dazu im Artikel zu Elterngeld für Beamte. Bist du privat krankenversichert und beziehst Krankentagegeld, brauchst du dafür die Bescheinigung deiner Versicherung.

Die Arbeitgeberbescheinigung zu Entgelt und Arbeitszeit ist gesetzlich verankert: Nach § 9 Abs. 1 BEEG muss dein Arbeitgeber der zuständigen Elterngeldstelle auf Verlangen das Arbeitsentgelt, die für Steuern und Sozialabgaben nötigen Abzugsmerkmale sowie die Arbeitszeit bescheinigen, das gilt auch für frühere Arbeitgeber. In der Praxis händigt er dir dieses Formular direkt aus, statt es an die Behörde zu schicken.

Was, wenn du im Antrag nur dein voraussichtliches Einkommen angibst?#

Wenn du zum Zeitpunkt der Antragstellung dein Einkommen während des Bezugszeitraums noch nicht genau kennst, etwa weil du erst noch in Teilzeit gehst, gibst du eine Schätzung an. Weil du für den Bezugszeitraum voraussichtlich Einkommen aus Erwerbstätigkeit hast, entscheidet die Elterngeldstelle dann zunächst vorläufig auf Grundlage deiner glaubhaft gemachten Angaben (§ 8 Abs. 3 Satz 1 Nr. 3 BEEG).

Nach Ablauf des Bezugszeitraums musst du für genau diese Zeit dein tatsächliches Einkommen nachweisen (§ 8 Abs. 1 BEEG), meist über die Gehaltsabrechnungen, die du inzwischen erhalten hast. Fällt dein echtes Einkommen niedriger aus als geschätzt, bekommst du nach, fällt es höher aus, musst du die Differenz zurückzahlen. Wie diese Nachzahlung oder Rückforderung konkret abläuft, steht im Artikel zur vorläufigen Entscheidung beim Elterngeld.

Eine vorläufige Zahlung ist kein Sonderfall, sondern die Regel in drei wiederkehrenden Situationen (§ 8 Abs. 3 BEEG): wenn bei Antragstellung der Steuerbescheid für den letzten Veranlagungszeitraum vor der Geburt noch nicht vorliegt, wenn dein Einkommen aus Erwerbstätigkeit vor der Geburt noch nicht abschließend ermittelt werden kann, oder wenn du für den Bezugszeitraum voraussichtlich Einkommen aus Erwerbstätigkeit hast. In allen drei Fällen entscheidet die Elterngeldstelle zunächst auf Grundlage deiner glaubhaft gemachten Angaben und rechnet später endgültig ab.

Was, wenn eine Unterlage fehlt oder du sie nicht rechtzeitig bekommst?#

Sprich das direkt mit deiner Elterngeldstelle: Für die rückwirkende Zahlung zählt, wann dein Antrag eingeht, nicht ob jede Unterlage schon vollständig beiliegt (§ 7 Abs. 1 BEEG). Viele Stellen nehmen einen Antrag mit einer fehlenden Bescheinigung entgegen und setzen eine Nachfrist, andere entscheiden zunächst vorläufig. Wie das Nachreichen einzelner Unterlagen im Detail abläuft, hängt wieder vom Formular deiner Stelle ab.

Die Elterngeldstelle berät dich zu ihrem eigenen Formular kostenlos, sie entscheidet aber nicht für dich, welche Belege deinen Fall am schnellsten voranbringen oder ob sich eine bestimmte Monatsaufteilung überhaupt lohnt. Genau das ordnen wir als private Beratung mit dir ein, wir sind keine Behörde und ersetzen die Elterngeldstelle nicht.

Digital oder auf Papier einreichen?#

Immer mehr Bundesländer nehmen den Antrag über ein Online-Portal entgegen, bundesweit etwa über ElterngeldDigital, das dich zur zuständigen Stelle in deinem Bundesland weiterleitet. Die verlangten Unterlagen bleiben dieselben, du lädst sie nur als Datei hoch statt sie auf Papier beizulegen. Wie die digitale Antragstellung im Detail abläuft und wo sie sich vom Papierantrag unterscheidet, steht im Artikel zum Elterngeld online beantragen.

Für den Einkommensnachweis selbst darf die Elterngeldstelle mit deiner ausdrücklichen Einwilligung auch elektronisch übermittelte Entgeltbescheinigungsdaten abfragen, statt dir die Papier-Bescheinigung deines Arbeitgebers abzuverlangen (§ 9 Abs. 2 BEEG). Ob deine Stelle dieses Verfahren anbietet, steht im jeweiligen Online-Antrag, ohne deine Einwilligung bleibt es bei der klassischen Arbeitgeberbescheinigung.

Was jetzt zu tun ist#

1. Formular deiner Elterngeldstelle besorgen, sobald der Geburtstermin feststeht: bei der Stelle selbst, der Gemeindeverwaltung, deiner Krankenkasse oder im Geburtsklinikum.
2. Geburtsurkunde direkt nach der Geburt beantragen, sie ist die Voraussetzung für die Bestätigung deiner Lebensmonate.
3. Einkommensnachweise passend zu deiner Erwerbssituation zusammenstellen: Gehaltsabrechnungen der letzten 12 Monate als Angestellte, letzter Steuerbescheid als Selbstständige, dazu die Arbeitgeberbescheinigung nach § 9 BEEG.
4. Antrag spätestens innerhalb von drei Lebensmonaten nach dem gewünschten Bezugsbeginn einreichen, sonst verfallen frühere Monate endgültig (§ 7 Abs. 1 BEEG).
5. Nach Ende deines Bezugszeitraums dein tatsächliches Einkommen nachweisen, falls du im Antrag nur geschätzt hast, damit die vorläufige Zahlung abschließend festgesetzt wird.