Arbeitgeberbescheinigung fürs Elterngeld: Diese Angaben braucht die Elterngeldstelle

Malte hat der Personalabteilung seiner Firma ein Formular auf den Tisch gelegt, das er selbst noch nie gesehen hat: die Arbeitgeberbescheinigung seiner Elterngeldstelle. Die Kollegin aus der Buchhaltung fragt zurück, was genau sie da eintragen soll, und Malte kann es ihr nicht sagen. Genau diese Bescheinigung entscheidet mit, wie hoch sein Elterngeld ausfällt, deshalb lohnt sich ein Blick auf jedes einzelne Feld, bevor sie zurückgeht.

Was steht in der Arbeitgeberbescheinigung fürs Elterngeld?#

Die Arbeitgeberbescheinigung fürs Elterngeld enthält drei Blöcke, die § 9 Abs. 1 BEEG ausdrücklich nennt: dein Arbeitsentgelt, die Abzugsmerkmale für Steuern und Sozialabgaben nach den §§ 2e und 2f BEEG, und deine Arbeitszeit. Deine Elterngeldstelle verlangt sie, wenn deine Gehaltsabrechnungen allein nicht ausreichen, um diese Angaben für den gesamten Bemessungszeitraum zu belegen.

Wie das Formular heißt und aussieht, unterscheidet sich je Bundesland, es ist Teil des größeren Formularsatzes, den unser Artikel zu den Elterngeld-Unterlagen im Überblick zeigt. Dort steht die Bescheinigung nur als ein Punkt unter vielen, hier gehen wir genau dieses eine Formular Feld für Feld durch.

Welche Abzugsmerkmale muss dein Arbeitgeber angeben?#

Die Abzugsmerkmale legen fest, mit welchen pauschalen Abzügen die Elterngeldstelle dein Bruttoeinkommen in ein Elterngeld-Netto umrechnet, sie sind keine Kopie deiner tatsächlichen Abzüge. Für die Steuern zieht das Amt einen Betrag ab, der sich aus dem amtlichen Programmablaufplan für die Lohnsteuer ergibt, angewendet auf deine Steuerklasse und einen eventuellen Faktor nach § 39f EStG bei Steuerklassenkombination IV/IV mit Faktor (§ 2e Abs. 3 BEEG). War dein Arbeitgeber in Steuerklasse VI eingetragen, etwa weil du zeitgleich einen zweiten Job hattest, bleibt sie hier unberücksichtigt, angesetzt wird stattdessen die Steuerklasse deiner Hauptbeschäftigung. Nur wenn du außer Steuerklasse VI keine weitere Steuerklasse hast, greift Steuerklasse IV.

Bei den Sozialabgaben rechnet das Gesetz nicht mit deinem echten Beitragssatz, sondern mit festen Pauschalen: 9 % für Kranken- und Pflegeversicherung, 10 % für die Rentenversicherung und 2 % für die Arbeitsförderung, jeweils nur, wenn du in der jeweiligen Versicherung tatsächlich versicherungspflichtig warst (§ 2f Abs. 1 BEEG). Dein Arbeitgeber muss also nicht deinen Beitragssatz übermitteln, sondern nur ankreuzen, in welchen Zweigen du pflichtversichert warst. War Malte etwa privat krankenversichert, fällt die 9-Prozent-Pauschale für die Krankenversicherung weg, sein Elterngeld-Netto liegt dadurch näher an seinem Bruttogehalt als bei gesetzlich Versicherten.

Laufender Arbeitslohn oder sonstiger Bezug: die häufigste Fehlerquelle#

Ob eine Sonderzahlung dein Elterngeld erhöht, entscheidet allein die lohnsteuerliche Einordnung, nicht ihr Name auf der Abrechnung. Einnahmen, die im Lohnsteuerabzugsverfahren als sonstiger Bezug behandelt werden, bleiben bei der Elterngeldberechnung außen vor (§ 2c Abs. 1 Satz 2 BEEG). Dazu zählen nach den Angaben des Familienportals unter anderem Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, das 13. Monatsgehalt, Abfindungen und Leistungsprämien, wie unser Artikel zu Weihnachtsgeld und Elterngeld und der Artikel zur Abfindung und Elterngeld im Detail zeigen.

Für die Bescheinigung heißt das: Deine Personalabteilung muss jede Einmalzahlung korrekt einordnen, und genau hier passieren die meisten Fehler, weil Abrechnungssoftware und Formular unterschiedliche Begriffe verwenden.

Muss dein Arbeitgeber die Bescheinigung überhaupt ausstellen?#

Ja, aber nur auf Verlangen der Elterngeldstelle, und nur soweit es zum Nachweis erforderlich ist (§ 9 Abs. 1 BEEG). Dein Arbeitgeber kann sich der Auskunft also nicht entziehen, sobald die Behörde sie anfordert, das gilt ausdrücklich auch für frühere Arbeitgeber, wenn ihr Beschäftigungszeitraum in die zwölf Monate vor der Geburt fällt. Für Beschäftigte in Heimarbeit tritt an die Stelle des Arbeitgebers der Auftraggeber oder Zwischenmeister.

Eine feste Frist, bis wann dein Arbeitgeber die Bescheinigung ausstellen muss, nennt das Gesetz nicht, das Tempo bestimmt eure Zusammenarbeit. Wichtig ist trotzdem, dass du nicht wartest: Elterngeld wird rückwirkend nur für die letzten drei Lebensmonate vor Beginn des Antragsmonats gezahlt (§ 7 Abs. 1 BEEG), verstreicht darüber Zeit, weil eine Bescheinigung fehlt, sind frühere Monate endgültig verloren. Wie diese Frist im Detail wirkt, steht im Artikel zum rückwirkenden Elterngeld.

Elektronische Abfrage statt Papierformular#

Mit deiner ausdrücklichen Einwilligung kann deine Elterngeldstelle die Entgeltdaten elektronisch abfragen, statt eine Papierbescheinigung von deinem Arbeitgeber zu verlangen: Sie nutzt dafür das Verfahren zur elektronischen Übermittlung von Entgeltbescheinigungsdaten nach § 108a Abs. 1 SGB IV (§ 9 Abs. 2 BEEG). Ohne diese Einwilligung darf sie das Verfahren nicht nutzen, dann bleibt es beim klassischen Formular.

Nutzt dein Arbeitgeber ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm, ist er sogar verpflichtet, die Daten auf diesem elektronischen Weg zu übermitteln, sobald du eingewilligt hast. Praktisch bedeutet das: Je größer und digitaler dein Arbeitgeber aufgestellt ist, desto eher läuft die Bescheinigung automatisiert und damit mit weniger Raum für ein falsch gesetztes Kreuz. Bei kleineren Betrieben füllt dagegen oft eine einzelne Person in der Buchhaltung das Papierformular von Hand aus, genau dort entstehen die meisten der oben genannten Fehler.

Was, wenn die Bescheinigung zu spät kommt oder unvollständig ist?#

Sprich eine drohende Verzögerung sofort mit deiner Elterngeldstelle an. Für die rückwirkende Zahlung zählt, wann dein Antrag eingeht, nicht ob jede Anlage schon vollständig beiliegt (§ 7 Abs. 1 BEEG), viele Stellen setzen dir eine Nachfrist oder entscheiden zunächst vorläufig.

Kann dein Einkommen vor der Geburt noch nicht ermittelt werden oder liegt der Steuerbescheid für den letzten Veranlagungszeitraum vor der Geburt noch nicht vor, entscheidet die Elterngeldstelle ohnehin nur vorläufig unter dem Vorbehalt späterer Korrektur (§ 8 Abs. 3 Nr. 1 und 2 BEEG). Was das für eine spätere Nachzahlung oder Rückforderung bedeutet, erklärt der Artikel zum vorläufigen Elterngeld.

Die Elterngeldstelle berät dich zu ihrem eigenen Formular kostenlos und entscheidet über deinen Antrag, sie prüft aber nicht von sich aus, ob die Angaben deines Arbeitgebers zu deinem Vorteil oder Nachteil ausfallen. Genau das ordnen wir als private Beratung mit dir ein, wir sind keine Behörde und ersetzen die Elterngeldstelle nicht.

Was jetzt zu tun ist#

1. Bemessungszeitraum festlegen, bevor du das Formular an deinen Arbeitgeber gibst: die zwölf Kalendermonate vor der Geburt, bei Müttern vor Beginn des Mutterschutzes.
2. Frühere Arbeitgeber ansprechen, wenn ein Jobwechsel in diesen Zeitraum fällt, ihre Auskunftspflicht gilt genauso wie die deines aktuellen Arbeitgebers.
3. Entwurf der Bescheinigung gegenlesen, bevor sie eingereicht wird: Steuerklasse ohne Klasse VI, Kirchensteuerpflicht, Sozialversicherungspflicht und die korrekte Einordnung jeder Sonderzahlung als laufender Arbeitslohn oder sonstiger Bezug.
4. Bei Verzögerung sofort deine Elterngeldstelle informieren, damit dir keine Lebensmonate durch die 3-Monats-Frist aus § 7 Abs. 1 BEEG verloren gehen.
5. Nach Erhalt des Bescheids die Zahlen mit deiner eigenen Gehaltsabrechnung abgleichen, damit ein Fehler nicht erst bei einer Rückforderung auffällt.